Wie Unternehmen das passende Content-Management-System finden und was sie bei der Auswahl beachten sollten.

Die Informationsflut im Internet setzt viele Unternehmen unter Druck, möglichst schnell und effektiv relevante Inhalte für die Zielgruppe zu veröffentlichen oder die interne “Digitalisierungs-Strategie” voran zu stoßen.

Der Aufbau und die Entwicklung der eigenen Webseite bereitet Marketingtreibenden zunehmend Kopfzerbrechen. Welches Content-Management-System passt am besten zu den individuellen Vorhaben der Firma?

Um diese Fragen beantworten zu können, lohnt sich der Blick auf die Funktionsweise und Unterschiede verschiedener CMS sowie die Kriterien, nach denen Unternehmen die Auswahl der passenden Software überprüfen können.

Zunächst hilft bei der Auswahl eines neuen CMS zum Beispiel der ganzheitliche Blick auf die unterschiedlichen Kosten für Lizenz, Pflege, Wartung und Support.

Während Open-Source-Lösungen zunächst gebührenfrei nutzbar sind, fallen später oft Kosten für die Nutzung von Plug-Ins und Extensions an, um die Benutzeroberfläche der eigenen Webseite gemäß individueller Vorstellungen zu optimieren.

Kostenpflichtige CMS bieten hingegen den Vorteil, direkt zu Beginn einen höheren Funktionsumfang für komplexere Unternehmensauftritte zu gewährleisten. Damit inbegriffen sind zum Beispiel regelmäßige Updates, Support- und Serviceleistungen, Fehlerkorrekturen im Programmcode und bedürfnisorientierte Funktionen wie z.B. Inline-Editing (dem direkten Bearbeiten und Ändern von Webinhalten, ohne die Seite als Zwischenschritt neu laden zu müssen.) ^{[1] [2]}

Bei der weltberühmten Open-Source-Lösung WordPress bräuchten Unternehmen zum Beispiel den “Visual Composer” als Plug-In, um die Funktion eines Inline-Editors nutzen zu können. Darüber hinaus sind nicht alle frei zugänglichen Plug-Ins in Open-Source-Lösungen vertrauenswürdig, da sie von den Entwicklern nicht ausreichend getestet wurden und durchaus Malware enthalten können. ^[3]

Unter Umständen kann es durch fehlerhafte Extensions zu Schäden im Quellcode kommen, die meist nur durch hohe Kosten ausgebadet werden können, indem ein erfahrener Programmierer diese behebt.

Tendenziell eignen sich kostenpflichtige CMS also für mittelständische und große Unternehmen, die oft mit sensiblen Kundendaten zu tun haben und auf ein stabiles System ohne Sicherheitslücken zurückgreifen möchten, das die Unterstützung durch einen schnellen Inhouse-Support bietet. ^[4]

Kleine Blogs dürften demgegenüber besser mit einer kostenlosen Open-Source-Lösung zurecht kommen. Davon abgesehen können Werbe- und Digitalagenturen einen herstellerunabhängigen und professionellen Rat bei der Auswahl des richtigen CMS für Ihre Bedürfnisse geben und gewünschte Anpassungen schnell und effektiv umsetzen. ^[5]

Um die unterschiedlichen Bedürfnisse eines Unternehmens für die Auswahl des passenden CMS besser bewerten zu können, eignet sich zum Beispiel der Einsatz von Spinnendiagrammen oder einfachen Tabellen mit einer Liste von wünschenswerten Features, die das CMS erfüllen soll. Die verschiedenen Merkmale werden dann anhand von Skalen (zum Beispiel von 1 bis 10) bewertet und in Relation gesetzt. ^[6]

Zu den Features gehören alle Funktionen, die im Zusammenspiel zwischen Sales, Redakteuren, Besuchern, Bewerbern, Administratoren und Entwicklern eine wichtige Rolle spielen. Dazu zählen neben der Kosteneffizienz zum Beispiel die Usability, Funktionen im Frontend und Backend, Anpass- und Erweiterbarkeit, Unterstützung von Workflows, Performance (zum Beispiel Geschwindigkeit), Flexibilität bei der Inhaltspflege und weitere Aspekte, die Unternehmen bei der Auswahl des passenden CMS unter Berücksichtigung der eigenen Bedürfnisse unter die Lupe nehmen können. ^[7]

Bei einem Content-Management-System (kurz: CMS) handelt es sich um einen “Baukasten” zum Veröffentlichen von Inhalten im Internet. Etwas salonfähiger könnten CMS als das Betriebssystem einer Webseite definiert werden. Dieses System kann interaktiv von mehreren Nutzern bedient werden, um zum Beispiel Blogbeiträge, Landingpages oder Produktseiten online zu stellen.

Dazu werden Mitarbeiter, die den Aufbau und die Pflege der Webseite eines Unternehmens vorantreiben, als Benutzer im System angelegt. Über Login gelangen die Anwender zum “Baukasten” der Webseite. Die hier zu sehenden Anwendungen und Funktionen sind für den normalen Besucher einer Webseite nicht sichtbar.

Ähnlich wie bei einer Theateraufführung arbeiten die Mitarbeiter “hinter den Kulissen” an einem ansprechenden Bühnenbild und -programm, das die Zuschauer (Besucher der Webseite) zu sehen bekommen. Daher wird der Backstage-Bereich einer Webseite “Backend” und die sichtbare Bühne für alle Besucher “Frontend” genannt. ^[8]

Das Frontend wird vom Frontend-Programmierer nach Layout- und Animationsvorlage (Screen Design / Interaction Design) schlüsselfertig umgesetzt und an die Backend-Entwickler weiter zur Implementierung gegeben. Das Backend übernimmt die gesamte Logik und Funktionsweise jeder Webseite und bildet somit die Schaltzentrale für jede Funktion.

Im Wesentlichen unterscheiden Experten bei Content-Management-Systemen zweierlei Arten. Die sogenannte “Open-Source-Lösung” sowie lizenzierte Softwares als “Closed-Source-Anwendung”. Letztere wird fachsprachlich auch als “proprietäre Software” bezeichnet. ^[9]

Was zunächst verwirrend klingen mag, ist im Grunde genommen einfach erklärt. Jedes Computerprogramm basiert auf einem Quellcode (engl. “source code”). Dieser spiegelt den technischen Bauplan des Programms wieder und befiehlt diesem, wie es zu funktionieren hat. ^[10]

Sobald die Entwickler ihre Software finalisiert haben und der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen, entscheiden sie, ob der Quellcode für dieses Computerprogramm für die Anwender zugänglich ist oder nicht. Bei CMS als Open-Source-Anwendung können die Nutzer den Quellcode einsehen, nachvollziehen und beliebig verändern. Content-Management-Systeme als proprietäre Softwares verweigern dem Benutzter den Zugriff auf den Quellcode. ^[11]

Unternehmen stehen bei einem Projekt mit Webpräsenz vor der Herausforderung, sich für das passende Content-Management-System zu entscheiden. Beide Systeme bieten Vor- und Nachteile, die in die Auswahl und Bewertung einfließen sollten.

Auf dem Markt tummeln sich mehr als 300 verschiedene Content-Management-Systeme, die unterschiedlich komplex in ihren Anwendungsmöglichkeiten sind. Die Frage, ob kommerzielle Softwares oder Open-Source-Systeme (OSS) die bessere Lösung seien, entlockt vielen Entscheidern zuckende Schultern.

Beide Systeme bieten spezifische Vor- und Nachteile, die sich Unternehmen je nach Zielen und technischem Know-How zunutze machen können. Kommerzielle Softwares bieten dem Anwender eigens entwickelte Schnittstellen und Baukästen, auf deren Basis der Nutzer die Architektur und das Design einer Webseite realisiert.

Zum Nachteil kann diese “feste Struktur” werden, wenn Nutzer sich mehr Gestaltungsspielraum beim Layout der Webseite wünschen und eigene Ideen integrieren möchten. Upgrades für bestimmte Funktionen werden seitens der Hersteller meist nur in die Tat umgesetzt, wenn die Nachfrage dafür groß genug ist. ^[12]

Mit Open-Source-Lösungen können die Nutzer durch Zugriff auf den Quellcode weitaus kreativer und agiler mit den gewünschten Inhalten auf der Webseite umgehen. Zusätzlich bieten zahlreiche Plug-Ins oder Extensions (Software-Erweiterungen) die Möglichkeit, die Website an verschiedenen Stellschrauben (zum Teil ohne Programmierkenntnisse) zu optimieren.

Diese Erweiterungen können in unterschiedlichster Weise zum Tragen kommen und die Conversion-Rate einer Webpräsenz massiv steigern. Es gibt Plug-Ins für die Suchmaschinenoptimierung, das Layout der Webseite (zum Beispiel Baukästen für tabellenartige und gespaltene Inhalte, anregende Sidebars oder Fußzeilen), Datenschutz (vorgefertigte Formulare zum Akzeptieren von Cookies für Webseitenbesucher), Geschwindigkeit der Seite (z.B. durch Komprimierung mehrerer Programmier-Skripte und Reduktion der zu ladenden Daten auf der Webseite) u.v.a.m. ^[13]

Im Gegensatz zu Closed-Source-Lösungen fallen die Lizenzgebühren für Open-Source-Systeme gering aus und sind oft sogar kostenlos. Zu den beliebtesten Open-Source-Softwares gehören WordPress, Typo3, Joomla, Drupal oder Magento, die allesamt kostenlos zu erwerben sind, bzw. kostenlose Lizenzmodelle anbieten. ^[14]

Bei all der Nützlichkeit von Plug-Ins sollte allerdings dazu erwähnt werden, dass einige dieser nutzbaren Upgrades kostenpflichtig sind. Bei kommerziellen Anbietern ist die Nutzung der vorhandenen Software-Erweiterungen in den Lizenzgebühren oft enthalten. Die Auswahl der verfügbaren Upgrades ist allerdings – wie bereits erwähnt – deutlich geringer.

Kommerzielle proprietäre Systeme besitzen einen internen Support, der Probleme und Herausforderungen innerhalb der Anwendung meist schnell und effektiv lösen kann. Fehlerhafte Quellcodes in CMS als Open-Source-Lösung müssen vom Anwender selbst behoben werden. Als Unterstützung stehen jedoch größere Communities zur Verfügung, welche die Aufgaben des klassischen “Kundensupports” im großen Stil durch hilfreiche Social-Media-Gruppen, Schulungsvideos und Foren ersetzen. ^[15]

Kommerzielle Content-Management-Baukasten-Systeme wie die von STRATO, 1&1, WIX oder Jimdo sind tendenziell so konzipiert, dass sie selbst für “IT-Laien” ohne Kenntnisse über PHP, HTML oder andere Programmiersprachen eine leichte Bedienbarkeit ermöglichen, allerdings im Unternehmensalltag schnell an ihre Grenzen stoßen. Die meisten Open-Source-Lösungen sind abseits dessen ebenfalls mit einer grafischen Benutzeroberfläche ausgestattet und können das Bauen der Website durch entsprechende Plug-Ins erleichtern. ^[16]

In Einzelfällen oder bei komplexen Aufgaben – wenn es zum Beispiel um das Optimieren der Seitengeschwindigkeit geht – ist technisches Know-How in Sachen Programmiersprache bei OSS hilfreich, da kleine Änderungen im Quelltext bereits große Wirkungen zeigen können. Die nicht-monetären Kosten (wie etwa Einarbeitungs- und Schulungszeit) überwiegen demnach bei Open-Source-Systemen oder maßgeschneiderte CMS Lösungen.

In puncto Sicherheit stehen Open-Source-Lösungen vor der Herausforderung, durch ihre öffentlich zugänglichen Source Codes angreifbarer zu sein. Dies kann durch große Communities mit qualifizierter Expertise in der Hinterhand jedoch zum Teil wettgemacht werden. Trotz Zertifizierung und Community-Testings von Plug-Ins hat sich in Vergangenheit gezeigt, dass Malware (Schadstoffsoftware) durchaus über Updates in Websites eingeschleust werden kann. ^[17]

Um die Auswahl eines passenden CMS für Unternehmen zu erleichtern, sollten sie im Vorfeld wichtige Kriterien in Erwägung ziehen. Dabei ist vor allem das positive Zusammenspiel zwischen unternehmerischen Zielen, Funktionen der Webseite und Einarbeitungszeit für die effektive Bedienung des CMS und den damit einhergehenden Betriebskosten zu beachten.

Im ersten Schritt tun Unternehmen gut daran, sich im Klaren über die zu verwirklichenden Projektziele zu sein und konkrete Aktionspläne zu schaffen, die zur Realisierung der gewünschten Ergebnisse beitragen. Dabei spielt die Aufgabenverteilung für mehrere Abteilungen im Unternehmen eine wichtige Rolle. ^[18]

Wenn der Aufbau und die Entwicklung der Webseite an keine Werbeagentur ausgelagert werden soll, stehen Unternehmen vor der Frage, welche Mitarbeiter aus Vertrieb, Marketing oder Unternehmenskommunikation in welchem Umfang am Projekt “Webpräsenz” beteiligt sein sollen. Insbesondere ist zu klären, welcher Bereich innerhalb oder außerhalb des Content-Management-Systems beim unternehmerischen Fortschritt behilflich ist.

Hier stehen Unternehmen vor der Herausforderung, den Einsatz mehrerer Ressourcen klug miteinander zu verknüpfen. Der Kenntnisstand über Software sowie das Volumen des einsatzbereiten Personals sollten realistisch überprüft werden. Wenn beide Aspekte minder ausgeprägt sind, eignet sich die Nutzung eines kommerziellen CMS mit einfach zu bedienenden, vorgefertigten Baukästen, für dessen Handhabung keine tiefgründigen Programmier-Skills vonnöten sind. ^[19]

Darüber hinaus besitzen lizenzierte Softwares den Vorteil, einen internen Kundensupport zu haben, der Probleme im System meist schnell beheben kann. Sollte die Schulungszeit der Mitarbeiter allerdings gering und deren Expertise hoch sein, eignen sich kostenlose Open-Source-Anwendungen als CMS, vorausgesetzt sie können den gewünschten Funktionsumfang abdecken.

Außerdem ist langfristiges Denken bei der Entwicklung einer starken Webpräsenz vorteilhaft für Unternehmen. Wenn in Zukunft viele “dynamische Inhalte” wie regelmäßig erscheinende Blogbeiträge auf der Webseite veröffentlicht werden sollen, sind etablierte Open-Source-Lösungen wie WordPress oder Typo3 als CMS die passende Variante.

Die Kostenersparnis bei einer Open-Source-Anwendung hat sich gelohnt, wenn Unternehmen einen finanziellen Rückhalt für dynamische Investitionen sowie qualifizierte Mitarbeiter im Petto haben, die sich auf Augenhöhe mit den Innovationen der heutigen Zeit befinden und wenig Schulungs- bzw. Einarbeitungszeit benötigen.

Die unterschiedlichen Schwerpunkte und Zielgruppen der Content-Management-Systeme machen es unmöglich, eine Nummer Eins zu benennen. Fest steht, dass Open-Source-Lösungen im Großen und Ganzen aufgrund der agilen Nutzung kreativer und innovativer sind.

Sie bestechen durch eine starke Marktpräsenz und viele Communities, die nach dem Prinzip der “Weisheit der Vielen” den klassischen Kundensupport mehr und mehr auflösen. Obendrein sind die meisten OSS kostenlos zu nutzen und die Community entwickelt ständig neue Plug-Ins und Addons. Für kommerzielle Softwares zahlt der Nutzer eine monatliche Gebühr, die den Kundensupport und vorgefertigte Funktionsweisen zur Erstellung von Webcontent mit inbegriffen anbieten.

Derjenige, der auf dem Open Source CMS Markt nicht die Lösung findet, die ein Unternehmensproblem löst, oder strategisch auf Schnelligkeit setzen möchte, um in kurzer Zeit möglichst viele Inhalte zu veröffentlichen und bei Problemen eine schnelle Lösung von qualifizierten Helfern erwartet, könnte mit Closed-Source-Systemen, bzw. mit einer maßgeschneiderten CMS Entwicklung die richtige Wahl treffen.

Ob OSS, proprietär oder maßgeschneidertes CMS: jede dieser Wege muss von Profis umgesetzt werden. Natürlich kann man “Baukasten-Systeme” wie WIX und Jimdo verwenden, wenn es zur aktuellen Situation passt. Legt man jedoch Wert auf einen visuellen Alleinstellungsmerkmal auf dem Markt, ein sauber umgesetztes Corporate Design im Web oder hat technische Hürden zu überwinden und möchte noch qualifizierte Leads über die Webpräsenz generieren, sollten Sie sich an Konzepter, Screen Designer und Programmierer wenden, die ihr Handwerk beherrschen.

Letztlich spielt vor allem eine Rolle, welche Ziele das Unternehmen mit dem Einsatz des CMS verfolgen möchte, welche Ressourcen dabei für die Umsetzung zur Verfügung stehen, welche Prozesse im Hintergrund ablaufen und ob genügend Expertise in den Ärmeln der Belegschaft vorhanden ist, um Beides langfristig erfolgversprechend zu verschmelzen.